Documentos de la UE sin apostilla: qué exime el Reglamento 2016/1191

Qué documentos quedan exentos

El Reglamento, aplicable desde el 16 de febrero de 2019, no se fija en el tipo de papel, sino en su finalidad. Su artículo 2 se aplica a documentos públicos expedidos por autoridades de un Estado miembro para presentarlos a las de otro, cuyo objetivo principal sea acreditar uno de estos hechos:

• Nacimiento, que una persona está viva, defunción y nombre.
• Matrimonio, capacidad para contraer matrimonio y estado civil.
• Divorcio, separación judicial y anulación.
• Unión de hecho registrada, su cancelación y situaciones relacionadas.
• Filiación y adopción.
• Domicilio o residencia.
• Nacionalidad.
• Ausencia de antecedentes penales, con el límite que vemos abajo.

También cubre los documentos que se pidan a ciudadanos de la UE para votar o presentarse en elecciones municipales o europeas en su Estado de residencia.

La exención está en el artículo 4 y alcanza a "toda forma de legalización y trámite similar", incluida la apostilla, tanto en el documento como en sus copias certificadas. Además, si una autoridad española exige el original, no puede pedirte también una copia certificada (art. 5).

Lo que no entra

Otro límite importante: el Reglamento solo se ocupa de la autenticidad. Según el artículo 2.4, no obliga a reconocer los efectos jurídicos de lo que dice el documento. Que un certificado extranjero entre sin apostilla no significa que la autoridad española deba aceptar su contenido para tu trámite.

Antecedentes penales: la trampa más frecuente

El artículo 2.1.m exige dos cosas: que el documento acredite la ausencia de antecedentes y que lo expida a un ciudadano de la Unión el Estado miembro de su nacionalidad.

Tampoco queda claramente cubierto un certificado con condenas, porque el Reglamento habla de ausencia de antecedentes. Si es tu caso, consulta a la oficina antes de presentarlo. Para certificados de países fuera de la UE, tienes la guía de antecedentes penales.

Si eres nacional de la UE y pides la nacionalidad española, hay otra vía: el artículo 5.3 del Real Decreto 1004/2015 permite sustituir el certificado de tu país por el del Registro Central de Penados español, si consta que se consultó a tu país.

Impresos multilingües: qué son y cómo se piden

El impreso estándar multilingüe es una hoja con rúbricas numeradas que ayuda a entender el documento. Existe para nacimiento, prueba de vida, defunción, matrimonio, capacidad matrimonial, estado civil, uniones de hecho, domicilio y ausencia de antecedentes penales. Lo esencial está en los artículos 7 y 8:

• Lo expide una autoridad, a petición de quien tenga derecho al documento. El Portal Europeo de e-Justicia aclara que los modelos no son para que los descargues y rellenes tú. Pídelo a la autoridad que emite el documento, en su país.
• No sustituye al documento. No tiene valor jurídico autónomo y, como recuerda el Ministerio de Justicia, siempre se presenta junto al documento público que traduce.
• No todos los países ofrecen todos los impresos. Cada Estado comunica a qué documentos pueden adjuntarse. Compruébalo en el Portal.
• Solo vale en otro Estado miembro. No sirve en el país que lo expide.

No lo confundas con el certificado plurilingüe de la CIEC, que sí es una certificación con valor propio y se rige por otro convenio.

Cuándo te pueden pedir traducción

El artículo 6 deja estos escenarios:

La decisión es de la oficina. Si el documento tiene datos que el impreso no recoge, como notas marginales o menciones propias de cada país, pueden pedirte la traducción aunque lo lleves.

Una ventaja poco conocida: según el artículo 6.2, una traducción jurada hecha por una persona habilitada en cualquier Estado miembro se acepta en todos los demás. Exteriores lo recoge también para las materias del Reglamento. Puedes usar un traductor jurado español del Ministerio o uno habilitado en tu país. El Ministerio de Justicia añade que sigues pudiendo presentar traducción jurada en lugar del impreso.

Si te piden apostilla para un documento exento

Tres cosas ayudan:

1. Señala el artículo. Indica el artículo 4 y el apartado del artículo 2 que corresponde, y lleva impreso el texto.
2. Distingue duda y exigencia. Si la autoridad tiene dudas razonables sobre la autenticidad, debe comprobarlo por el sistema IMI con la autoridad emisora (art. 14), no pedirte una apostilla sin más.
3. Valora la apostilla como salida. El Reglamento es opcional para ti (art. 1.1). Según el Ministerio de Justicia, las autoridades deben seguir admitiendo documentos apostillados. Si tienes prisa, apostillar puede ser más rápido que discutir.