Apostilla de La Haya: qué es y cómo usarla en España

Qué es la apostilla

La apostilla es un certificado que emite una autoridad del país donde se expidió un documento público para confirmar que la firma, el sello y el cargo de quien lo firmó son auténticos. No dice nada sobre el contenido del documento: un certificado de antecedentes apostillado no es "más verdadero", solo queda acreditado que lo firmó quien dice firmarlo.

Nace del Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961, que suprimió la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros entre los Estados que forman parte de él. En lugar de una cadena de sellos de ministerios y consulados, basta un único certificado, con un formato común, emitido en el país de origen.

La apostilla suele ser una hoja o un sello en el reverso del documento, con diez apartados numerados: país, persona que firma, cargo, sello, lugar, fecha, autoridad que apostilla, número, sello y firma de esa autoridad.

Apostilla o legalización consular

La apostilla solo sirve si tanto el país que emite el documento como España son parte del Convenio. Si el país de origen no lo aplica, hay que seguir el camino largo, la legalización por vía diplomática o consular: normalmente, el documento se legaliza en el ministerio de asuntos exteriores del país de origen y después en el consulado de España en ese país.

Existen además convenios bilaterales y multilaterales que eximen de cualquier legalización ciertos documentos entre determinados países. Si crees que es tu caso, confírmalo con el organismo donde vas a presentar el documento.

Qué países aplican el Convenio

La lista oficial y actualizada es la tabla de Estados de la Conferencia de La Haya (HCCH), y es la única fuente que debes usar para decidir. Los países se adhieren con el tiempo y, en algunos casos, otros Estados presentan objeciones a una adhesión, de modo que la apostilla no surte efecto entre esos dos países concretos.

Nuestra tabla interna de países, que usamos en las checklists, clasifica los países de origen más frecuentes así:

• Apostilla, según nuestra tabla: Marruecos, Colombia, Venezuela, Perú, Argentina, México, Ecuador, Brasil, Filipinas, China, Ucrania, Pakistán, India, Estados Unidos o Reino Unido, entre otros.
• Legalización consular, según nuestra tabla: Cuba, Argelia y Nigeria.
• Por verificar: para países como Guinea Ecuatorial, Senegal, Malí, Gambia o Bangladés no damos una respuesta. Comprueba su situación directamente en la tabla de la HCCH antes de tramitar.

Esta clasificación es orientativa. Antes de pedir la apostilla o empezar una legalización, confirma el estado de tu país en la HCCH.

Entre países de la UE: Reglamento 2016/1191

Si tu documento procede de otro Estado de la Unión Europea, el Reglamento (UE) 2016/1191 suprime la apostilla para muchos documentos públicos: nacimiento, matrimonio, defunción, residencia, ausencia de antecedentes penales y otros relacionados con el estado civil. Un certificado rumano, italiano o francés de ese tipo se acepta en España sin apostilla.

El Reglamento también creó los formularios estándar multilingües, que se piden en la autoridad que expide el documento y se adjuntan a él. Su objetivo es evitar la traducción: si el formulario cubre los datos que necesita la autoridad española, esta puede aceptar el documento sin traducción jurada. Si no existe formulario para tu documento o la autoridad pide más información, necesitarás traducción.

La apostilla electrónica

La HCCH impulsa desde hace años el programa de apostilla electrónica (e-APP), que permite emitir apostillas en formato digital y comprobarlas en registros electrónicos. Cada vez más países emiten apostillas electrónicas o permiten solicitarlas en línea. Si tu documento lleva una apostilla electrónica, la traducción jurada incluirá también la traducción de esa apostilla y los datos de verificación que aparezcan en ella.

La apostilla también se traduce

Este es el error más habitual en los expedientes de extranjería. La apostilla forma parte del documento público, así que, si está en un idioma distinto del español, se traduce junto con el documento. Muchas apostillas son bilingües (idioma local y francés o inglés), pero eso no basta para la Administración española.

En PapeleoYa la traducción de la apostilla está incluida en el precio de la página, sin recargo. Cuando subes el documento, solo tienes que marcar que lleva apostilla. Los documentos en español, como los de Colombia o Perú, necesitan la apostilla pero no traducción.

Cómo comprobar una apostilla

Cada apostilla tiene un número y una fecha. Muchos países ofrecen un registro en línea para verificarla, y la HCCH publica los datos de contacto de las autoridades competentes de cada Estado. Si tienes dudas sobre una apostilla antigua o dañada, consulta con la autoridad que la emitió antes de traducir.

Para saber qué documentos de tu trámite necesitan apostilla, consulta las guías de antecedentes penales, partida de nacimiento y título universitario, o la página general de traducción jurada.