Empadronarse en España: documentos, pasaporte y autorización

Qué tienes que llevar

La norma que sigue cualquier ayuntamiento es la Resolución de 17 de febrero de 2020, con las instrucciones técnicas del INE sobre el padrón. Su apartado 2 organiza la documentación en tres bloques:

1. Identidad de cada persona que se inscribe (apartado 2.1).
2. Representación, cuando inscribes a un menor o actúas en nombre de otra persona (apartado 2.2).
3. Domicilio, es decir, algo que demuestre que vives allí (apartado 2.3).

Además rellenas la hoja padronal, que firman todos los mayores de edad que figuren en ella o su representante legal (consideración general 7). Cada ayuntamiento tiene su propio modelo y su forma de presentarlo: cita previa, sede electrónica o registro. Mira la web de tu ayuntamiento antes de ir, pero los documentos de fondo son los mismos en toda España.

Si tu problema es que no tienes contrato ni casa fija, tenemos una guía aparte sobre el empadronamiento sin domicilio fijo. Aquí vamos al detalle de los papeles.

Identidad: qué documento sirve si eres extranjero

El artículo 16.2.f de la Ley de Bases del Régimen Local manda anotar el NIE que figure en un documento en vigor expedido en España o, si no lo tienes, el número del pasaporte. La resolución lo concreta así:

Tres reglas que suelen generar dudas:

• Caducado no vale, salvo que lleves también la solicitud de renovación.
• Si te empadronaste con el pasaporte y después te dan la TIE, el ayuntamiento debe cambiar tu número de identificación por el NIE. Llévala en tu siguiente gestión.
• La inscripción no caduca porque caduque el documento con el que te inscribiste. Lo que sí caduca, si eres extracomunitario sin residencia de larga duración, es la propia inscripción si no la renuevas cada dos años (art. 16.1 de la ley).

Domicilio: contrato, escritura o autorización

El apartado 2.3 dice que el título de la vivienda solo sirve como prueba de que vives allí. Vale cualquiera de estos:

• Escritura, contrato de compraventa, nota del Registro o la propia comprobación municipal si la vivienda es tuya.
• Contrato de alquiler vigente de vivienda habitual con el último recibo. Olvidar el recibo es uno de los motivos más habituales para que te hagan volver.
• Otros documentos, como recibos de luz o agua, si el ayuntamiento los acepta tras comprobarlo. Es una potestad del ayuntamiento, no un derecho tuyo.

La autorización del titular

Si en la vivienda ya hay alguien empadronado, el apartado 3.1 cambia la regla: en vez del contrato, te piden la autorización por escrito de un mayor de edad empadronado allí, y esa persona debe tener un título de la vivienda a su nombre, como propietario o inquilino. Si te subarrienda una habitación alguien que no es titular de nada, su firma no basta.

Muchos ayuntamientos tienen su propio modelo de autorización y piden además una copia del documento de quien firma. Descárgalo de su web en vez de redactarlo tú.

Menores: con los dos progenitores o con uno

Para inscribir a un hijo menor basta, en principio, con el libro de familia o el certificado de nacimiento, que acreditan la patria potestad (apartado 2.2.1). La complicación aparece cuando decides dónde vive el menor, porque eso corresponde a los dos progenitores.

Las declaraciones responsables sirven, por ejemplo, cuando el otro progenitor está en tu país y es imposible localizarlo o cuando ya has pedido la autorización al juzgado. Firmarlas en falso tiene consecuencias, así que úsalas solo si tu caso encaja de verdad.

Un mayor de 16 años que vive fuera de casa de sus padres puede empadronarse con los mismos documentos que un adulto (apartado 2.2.4).

Documentos extranjeros del menor

Si el certificado de nacimiento es de otro país y no está en castellano, prepárate para que lo pidan traducido. El Ayuntamiento de Calvià, por ejemplo, exige para menores extranjeros el acta de nacimiento traducida oficialmente si no está en castellano. Pregunta en tu ayuntamiento qué aceptan antes de pedir nada. Si tienes que sacar la partida de nacimiento desde España, mira cómo pedirla según el país en nuestra guía de la partida de nacimiento.

Si no puedes ir tú

La representación voluntaria sigue las reglas generales del procedimiento administrativo (apartado 2.2.6). Quien vaya en tu nombre tiene que acreditarla por un medio válido que deje constancia, como dice el artículo 5 de la Ley 39/2015, o puedes declararlo tú en comparecencia personal. Si la representación falta o es insuficiente, el ayuntamiento debe darte diez días para subsanarlo.

Volante o certificado: cuál pedir después

Una vez inscrito, puedes pedir dos documentos (apartado 8.1.1):

• Volante: es informativo y sirve en muchas gestiones.
• Certificado: es el documento público que acredita la residencia y el domicilio de forma fehaciente. Si un trámite pide expresamente el certificado, el volante no basta.

Ninguno de los dos lleva fecha de caducidad propia, aunque el organismo que lo recibe puede pedirte uno reciente. Para extranjería suele interesar el que recoge todo tu historial de domicilios y fechas en el municipio, que es lo que te servirá para demostrar tiempo de permanencia en un arraigo. Pídelo con ese contenido.

Errores que te hacen volver

• Llevar el pasaporte caducado sin la solicitud de renovación.
• Llevar el contrato de alquiler sin el último recibo.
• Autorización firmada por alguien que no está empadronado en la vivienda o no tiene título a su nombre.
• Inscribir a un menor con un solo progenitor sin el consentimiento del otro ni la declaración responsable.
• Pensar que el alta tiene efectos desde que llegaste: es efectiva desde que la pides, sin efectos retroactivos (consideración general 9). Empadrónate cuanto antes.