Legalización consular: qué hacer si tu país no tiene apostilla

Primero, comprueba tres cosas

Empezar la cadena sin necesitarla cuesta tiempo y tasas, y además un documento de un país del Convenio no se puede legalizar por esta vía: Exteriores indica que no legaliza esos documentos, salvo los de sus agentes diplomáticos o consulares.

1. Estado actual de tu país. Míralo en la tabla de la HCCH. Los países se adhieren con el tiempo. Fíjate en la fecha de entrada en vigor y en la marca A**, que indica que alguna adhesión tiene objeciones: pincha para ver qué Estados objetaron y si España es uno de ellos.
2. Tipo de documento. Si es de un país de la UE, puede que no necesites nada: lo explicamos en documentos de la UE sin apostilla.
3. Quién lo expide. Un documento de tu consulado en España sigue otro camino, que vemos más abajo.

La diferencia entre apostilla y legalización ya está en nuestra guía de la apostilla de La Haya. Aquí vamos a lo práctico cuando no hay apostilla.

Qué convenios eximen de legalización

Exteriores recoge estas exenciones, cada una limitada a ciertos documentos y países:

La página oficial enlaza cada norma con sus países. Antes de contar con una exención, abre la lista y confirma que incluye al tuyo y a tu tipo de documento. Si crees que te ampara otro tratado bilateral, pregunta a la oficina española donde vas a presentar, y pídeselo por escrito si puedes.

La cadena de legalización, paso a paso

Según la regla general de Exteriores (apartado 3.1.1):

1. Consigue el documento original en la autoridad que lo emite. Pregunta allí si tu país exige algún paso previo antes de su Ministerio de Exteriores.
2. Legalízalo en el Ministerio de Asuntos Exteriores del país que lo expide.
3. Legalízalo en la representación diplomática española de la demarcación consular.
4. Si está en otro idioma, encarga la traducción jurada ya con todos los sellos puestos.

Las representaciones españolas cobran una tasa por este trámite, según la Ley 9/2011 de tasas consulares. El importe y la cita dependen de cada consulado: míralo en su web.

Qué motivos paran una legalización

Exteriores enumera los casos en los que no se puede legalizar. Revísalos antes de enviar nada:

• El documento no es público ni privado elevado a público.
• Es una fotocopia, una copia no autenticada por el propio organismo que lo emitió o está plastificado.
• Lleva firma electrónica: solo se reconocen firmas manuscritas.
• Faltan firmas de la cadena o algún firmante no era competente.
• La firma no consta en los archivos del Servicio de Legalizaciones.
• Se ha manipulado, o su deterioro impide leer lo esencial.
• Ha expirado según la normativa española que le sea aplicable.

Este último punto importa mucho. La legalización no caduca, pero tampoco alarga la validez del documento. Si unos antecedentes penales tardan meses en pasar por la cadena, pueden llegar vencidos. Calcula el tiempo antes de pedirlos y empieza por lo más lento.

Si tu país emite documentos electrónicos, pregunta a su autoridad cómo obtener uno en papel con firma manuscrita.

Casos especiales

Documentos de tu consulado en España. Exteriores incluye certificados de fe de vida y estado, buena conducta, nacionalidad, residencia o inscripción consular, de ley y de concordancia de datos. Están excluidos del Convenio de la Apostilla y deben legalizarse en el Servicio de Legalizaciones del Ministerio, salvo que se aplique el Convenio de Londres de 1968. Esto puede afectarte aunque tu país sí aplique la apostilla.

Trámites del Registro Civil. Para estos trámites, y solo para ellos, el artículo 90 del Reglamento del Registro Civil permite en algunos países sustituir la legalización de la representación española por la de la representación de ese país en España, seguida de la del Servicio de Legalizaciones.

Cómo funciona el Servicio de Legalizaciones

Está en la calle General Pardiñas 55, Madrid, y es gratuito. Además de la vía por gestoría autorizada, puedes usarlo de tres formas:

• En persona: de lunes a viernes, de 9:00 a 14:00, con un máximo general de 3 documentos por persona.
• Por correo certificado: sobre Premium de Correos con el modelo de solicitud, los originales, la traducción si procede y otro sobre Premium para la devolución. Solo se envían dentro de España. Calcula unos 15 días hábiles.
• Por mensajería, con entrega por Príncipe de Vergara 50-52.

Si el documento no está en español, debes llevar la traducción oficial, firmada a mano. En esta vía la traducción acompaña al documento, por lo que no va al final de la cadena.

La traducción, después de legalizar

Exteriores reconoce como oficiales estas traducciones:

• Las de traductores jurados nombrados por el Ministerio. Son válidas en España por sí mismas, sin legalización posterior. Consulta el listado de traductores jurados.
• Las de las representaciones españolas en el exterior, que deben legalizarse después en el Servicio.
• Las de una representación diplomática o consular extranjera en España, sobre documentos de su país, que también deben legalizarse.

Cuidado con las traducciones locales hechas en tu país: se pueden legalizar en la representación española, pero Exteriores avisa de que algunas administraciones pueden no aceptarlas.

Si el documento está en español, solo necesitas la cadena de legalización.