¿Se traduce el original o una copia? Fotocopias, compulsas y CSV

Qué dice la norma sobre la copia del original

El artículo 18.5 del Real Decreto 724/2020 obliga al traductor jurado a acompañar su traducción de una copia del original, sellada y fechada en todas sus páginas, "a efectos de la comprobación de la autenticidad del original a partir del cual se ha efectuado la traducción".

De ahí salen tres consecuencias prácticas:

• La traducción viaja con su copia. Traducción, certificación y copia forman un conjunto. Si separas las hojas, pierde sentido.
• El traductor no toca tu original. Exteriores lo dice en su página de legalización: el traductor no puede modificar, firmar ni sellar los documentos originales.
• El traductor certifica la traducción, no el documento. La fórmula oficial dice que la traducción es "fiel y exacta" de un documento redactado en tal idioma. La autenticidad del documento la acreditan la apostilla o la legalización.

¿Puedo mandar una foto o un escaneo?

Sí. El traductor trabaja con lo que ve, así que lo importante es que se lea todo, incluidos sellos, notas al margen y apostilla. Te contamos cómo preparar el archivo en traducción jurada online.

Lo que no puedes hacer es traducir una versión y presentar otra. Si tienes dos ejemplares del mismo certificado con distinta fecha o número, la traducción debe ser del que vas a presentar.

Ante la Administración: copias, no originales

La Ley 39/2015 cambió la forma de presentar documentos:

• Artículo 28.3. La Administración no te exigirá originales, salvo que la norma del trámite lo diga con carácter excepcional.
• Artículo 28.5. Excepcionalmente, si el documento es relevante o la copia ofrece dudas, pueden pedir de forma motivada el cotejo y que exhibas el original.
• Artículo 28.7. Respondes de la veracidad de lo que presentas.
• Artículo 16.5. Si presentas en papel en una oficina de registro, digitalizan los documentos y te devuelven los originales, salvo que la norma exija que se queden con ellos.

En la práctica: subes copias escaneadas a la sede electrónica y guardas el original apostillado por si te lo piden. El Ministerio de Justicia lo recuerda en sus preguntas frecuentes de nacionalidad: si enviaste la documentación digitalizada, el interesado debe tener los originales en su poder, y el Ministerio no puede darte copia de un original que nunca tuvo. Si lo pierdes, toca pedir uno nuevo en tu país.

En la homologación de títulos pasa lo mismo: el artículo 13 del RD 889/2022 te pide una declaración responsable de que tienes la documentación original, que pueden requerirte en cualquier momento.

¿Y la compulsa?

La palabra sigue en la calle, pero la Ley 39/2015 habla de copia auténtica (artículo 27). Es la copia expedida por un órgano competente que garantiza su identidad y contenido, y tiene la misma validez que el original. Y las Administraciones están obligadas a expedir copia auténtica electrónica de cualquier documento en papel que presentes para incorporarlo a un expediente (artículo 27.4).

Para la traducción jurada no necesitas compulsar nada: el traductor adjunta su propia copia sellada. La copia auténtica te interesa cuando la Administración te pide expresamente un original y tienes que presentarlo por vía electrónica (artículo 28.4).

Documentos electrónicos con CSV

Algunos países emiten certificados en PDF con un código seguro de verificación (CSV) o un código QR que permite comprobarlos en la web del emisor. En España, el artículo 27.3 de la Ley 39/2015 prevé ese sistema para las copias en papel de documentos electrónicos: el código permite contrastar la copia con el archivo del órgano emisor.

Para traducir un documento electrónico:

1. Envía el PDF original, no una impresión escaneada. Así el código y la firma digital siguen siendo comprobables.
2. El traductor puede firmar el original junto con la traducción. La Orden AUC/213/2025 prevé que, si el original está en formato electrónico, se firme electrónicamente con la traducción, en un único documento.
3. La apostilla va antes de traducir. Si tu país la emite en formato electrónico, envía también ese archivo. Ojo: Exteriores no reconoce firmas electrónicas a efectos de legalización diplomática. Si tu país no está en el Convenio de La Haya, pregunta a su autoridad cómo obtener el documento en papel con firma manuscrita. Lo vemos en legalización sin apostilla.

Errores que conviene evitar

1. Entregar el original al traductor y olvidarlo. No lo necesita: basta una buena copia.
2. Grapar, sellar o escribir sobre el original. Para legalizar, Exteriores no admite fotocopias ni documentos plastificados, y rechaza documentos manipulados.
3. Separar la traducción de su copia sellada. Preséntala completa.
4. Imprimir un PDF firmado y subir el escaneo. Pierdes la firma electrónica.
5. Tirar el original tras presentar. Pueden pedirte el cotejo meses después.