Documentos de una empresa extranjera: apostilla y traducción jurada

Quién te los va a pedir

Los mismos papeles de empresa aparecen en trámites muy distintos. Esto es lo que dice cada norma o ficha oficial:

Para el visado de nómada digital, la ficha del consulado de España en Córdoba (Argentina) pide que la empresa tenga al menos un año desde su constitución y que el certificado refleje su actividad. Si ese es tu caso, tienes más detalle en visado de nómada digital y en cómo demostrar los ingresos.

Qué se puede apostillar y qué no

La apostilla solo vale para documentos públicos. El artículo 1 del Convenio de La Haya incluye los documentos administrativos, los notariales y las certificaciones oficiales puestas sobre documentos privados, como una autenticación de firma. Aplicado a una empresa:

• Certificado del registro mercantil extranjero: lo expide un registro público, así que se apostilla en el país de origen.
• Estatutos: preséntalos como copia certificada por el registro o como escritura notarial. Un PDF descargado de la web de la empresa no es un documento público.
• Cuentas anuales: si están depositadas en un registro, pide una copia certificada. Si solo tienes las cuentas firmadas por los administradores o el informe del auditor, son documentos privados: hace falta que un notario legitime las firmas, y esa legitimación es la que se apostilla.
• Poderes: si los otorgó un notario extranjero, son documentos notariales y se apostillan como tales.

El Convenio excluye los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera, y el Ministerio de Justicia recoge la misma exclusión. Un certificado de existencia de la sociedad no es eso.

Si el país no aplica el Convenio, toca la legalización por vía diplomática. Tienes los pasos en legalización sin apostilla.

Ojo con la Unión Europea. El Reglamento (UE) 2016/1191 exime de apostilla documentos sobre nacimiento, matrimonio, residencia o antecedentes penales, pero los documentos societarios no figuran en su lista. Para una empresa de otro Estado miembro, aplica la regla general.

Cómo reducir lo que hay que traducir

Las traducciones de empresa se encarecen por las páginas. Antes de encargar nada, revisa estas dos vías:

1. Certificado en lugar de estatutos completos. El artículo 5.3 del Reglamento del Registro Mercantil permite acreditar la existencia y válida constitución de la sociedad, la vigencia del cargo y la suficiencia de las facultades de quien la representa mediante una certificación apostillada o legalizada del registro extranjero. Sirve cuando solo hay que probar que la sociedad existe y quién la representa, por ejemplo para otorgar un poder o firmar un acto en España. Para inscribir una sucursal, el artículo 300 sigue pidiendo los estatutos vigentes.
2. Pregunta qué partes necesitan. Si te piden "las cuentas", confirma por escrito si basta el balance y la cuenta de resultados o quieren también la memoria y el informe de gestión.

Lo que llegue a presentarse tiene que ir completo en su traducción, incluida la apostilla. El Real Decreto 724/2020 exige que la traducción jurada se acompañe de una copia del original sellada y fechada en todas sus páginas.

Quién puede traducir

La AEAT acepta la traducción de un traductor jurado o la hecha a través de representaciones consulares o diplomáticas. Para el Registro, el artículo 37 del Reglamento Hipotecario, al que remite el Reglamento del Registro Mercantil para documentos extranjeros, prevé además dos cosas: un notario puede traducir respondiendo de la fidelidad, y el registrador puede prescindir de la traducción si conoce el idioma. Esa dispensa es potestativa: no cuentes con ella al planificar.

El traductor jurado nombrado por Exteriores tiene la ventaja de que su traducción tiene carácter oficial ante órganos judiciales y administrativos, según la página de traductores jurados de Exteriores, y Exteriores añade que es válida en España sin legalización posterior. Si te ofrecen una traducción hecha por un traductor local en el país de la empresa, lee antes si vale en España una traducción hecha en el extranjero.

Errores habituales

• Apostillar una impresión de la web del registro. Pide el certificado oficial al registro, con la firma o el sello que la autoridad de apostilla pueda verificar.
• Traducir antes de apostillar. La apostilla quedará fuera de la traducción.
• Presentar cuentas sin firmar ni certificar. No hay nada que apostillar en un documento privado sin legitimación.
• Olvidar el poder de quien firma. La AEAT y el notario piden acreditar la representación de la persona que actúa por la sociedad.