Apostillar documentos españoles: dónde, online y qué se puede

Primero: ¿apostilla o legalización?

La apostilla solo sirve para países que aplican el Convenio de La Haya de 1961. Antes de pedir nada, comprueba tres cosas:

1. Que el país de destino aplica el Convenio y desde cuándo. Míralo en la tabla oficial de la HCCH. Las adhesiones recientes importan: según esa tabla, en Viet Nam el Convenio rige desde el 11 de septiembre de 2026 y en Tailandia no entra en vigor hasta el 28 de febrero de 2027.
2. Que no vas a otro país de la UE con un documento exento. El Reglamento (UE) 2016/1191 exime de apostilla los documentos públicos sobre nacimiento, matrimonio, nacionalidad, residencia y otros hechos de su lista. Lo explicamos en documentos de la UE sin apostilla.
3. Que el documento se puede apostillar. El Ministerio de Justicia excluye los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares y los administrativos ligados directamente a una operación comercial o aduanera. El artículo 6 del Real Decreto 1497/2011 añade que los documentos privados no se apostillan.

Si el país no aplica el Convenio, lo que necesitas es una legalización por vía diplomática. La diferencia está en nuestra guía de la apostilla de La Haya.

Quién apostilla cada documento

El Real Decreto 1497/2011 reparte la competencia por tipo de documento, no por la ciudad donde se emitió:

Los artículos 1 y 2 dicen expresamente que da igual dónde se emitió el documento: un certificado de un ayuntamiento de Sevilla se puede apostillar en una Gerencia Territorial de otra ciudad.

La apostilla electrónica

Según la nota del Ministerio sobre la apostilla electrónica en España, todas las apostillas emitidas en España desde 2011 son electrónicas y quedan en el Registro Electrónico de Apostillas, donde se comprueban con su código seguro de verificación (CSV), número y fecha. Que la apostilla sea electrónica no significa que se pida por internet:

• Documento en papel con firma manuscrita: la apostilla se imprime en una hoja anexa unida al documento con grapas y sellos. Se pide en persona o por correo.
• Documento electrónico verificable por CSV: la apostilla se vincula al documento a través de su CSV.
• Documento notarial: apostilla con firma manuscrita y CSV, en anexo grapado y sellado.

Por internet, en la sede electrónica del Ministerio y con Cl@ve, de momento solo se apostillan algunos certificados del propio Ministerio. La guía del Gobierno Vasco sobre este trámite los enumera: antecedentes penales, delitos de naturaleza sexual, sentencias firmes de menores, certificados del Registro Civil firmados electrónicamente con CSV, actos de última voluntad y seguros con cobertura de fallecimiento.

Tienes un año para descargar la apostilla desde que te avisan, y se puede verificar durante 25 años.

En persona o por correo

Para todo lo que no entra en la vía online, el documento tiene que llevar firma manuscrita:

• En persona: con el original, en la Oficina Central de Atención al Ciudadano (calle de la Bolsa 8, Madrid), en una Gerencia Territorial del Ministerio, en la Secretaría de Gobierno del TSJ o, para documentos notariales, en el Colegio Notarial. Pide cita previa.
• Por correo: envía el modelo de solicitud de legalizaciones y apostillas con el original a la Sección de Legalizaciones, calle de la Bolsa 8, 28012 Madrid.

Lee las instrucciones del modelo: los documentos se devuelven a la dirección en España que indiques, y solo se mandan al extranjero si la solicitud se hizo desde otro país. El Ministerio avisa de que no responde de extravíos de Correos.

Documentos que necesitan un paso previo

Algunos documentos públicos requieren un reconocimiento de firma antes de la apostilla. El caso típico son los académicos: los títulos universitarios oficiales pasan antes por el Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades, y los títulos no universitarios por la consejería de educación correspondiente. Si tu documento no es de los habituales, pregunta a quien lo emitió qué paso previo necesita.

¿Hay que traducir después?

Depende del idioma del país de destino. La apostilla española está en español, y si allí no se habla, lo normal es que pidan traducir el documento y la apostilla. Un traductor jurado español puede traducir del castellano a otro idioma: el artículo 17 del Reglamento aprobado por el Real Decreto 724/2020 reconoce carácter oficial a las traducciones de una lengua extranjera al castellano "y viceversa". Que la acepten fuera depende del país de destino: pregúntalo antes. Para documentos que no se emiten en papel, revisa cómo funciona la traducción jurada online.