Representante en extranjería: quién puede, apud acta y colaboradores

Quién puede representarte

La regla general está en el artículo 5 de la Ley 39/2015:

• Cualquier persona física con capacidad de obrar puede actuar en nombre de otra ante la Administración (art. 5.2). No tiene que ser abogado ni gestor: puede ser un familiar o un amigo.
• Las personas jurídicas también, si sus estatutos lo prevén.
• Una vez que actúas por representante, la Administración se entiende con él, salvo que digas expresamente lo contrario (art. 5.1). Eso incluye las notificaciones.

Lo que cambia es qué tiene que demostrar el representante:

Si la acreditación falta o es insuficiente, no se pierde lo presentado: la Administración debe darte 10 días para subsanarlo (art. 5.6).

La regla específica de extranjería

El Reglamento de Extranjería (RD 1155/2024) exige que las solicitudes de autorizaciones de residencia y trabajo se presenten "personalmente" (art. 197.1). Si estás en España, el artículo 197.4 da por cumplida esa exigencia cuando presenta quien ejerce válidamente tu representación en uno de estos tres casos:

1. Cualquier persona física o jurídica, solo si la representación consta en apoderamiento notarial o apud acta en el registro electrónico de apoderamientos.
2. Profesionales con convenio de habilitación con la Administración para presentar trámites de terceros por vía electrónica.
3. Entidades inscritas en el Registro Electrónico de Colaboradores de Extranjería.

Es decir: para estas solicitudes, un escrito firmado por ti autorizando a tu primo no basta. Hace falta notario o apud acta.

Cómo hacer un apoderamiento apud acta

El apud acta lo regula la Orden PCM/1384/2021. Puedes otorgarlo de dos formas (art. 4):

• Electrónicamente, en el Registro Electrónico de Apoderamientos (REA) de la Administración General del Estado, con certificado, DNIe o Cl@ve.
• En persona, en una oficina de asistencia en materia de registros, con el modelo del anexo I de la orden. Es la opción si no tienes medios electrónicos.

Tienes que elegir el tipo de poder (art. 3):

• General, para cualquier actuación ante cualquier Administración.
• Ante la Administración General del Estado u organismos concretos.
• Para trámites concretos, que se especifican en el poder.

Dos detalles que suelen fallar:

• El poder no surte efecto hasta que el apoderado lo acepta, y tiene 20 días hábiles para hacerlo desde que se da de alta la solicitud. Si no acepta en ese plazo, se entiende que no ha aceptado (art. 5 de la orden).
• Los poderes inscritos valen como máximo cinco años, y puedes revocarlos o prorrogarlos antes (art. 6.6 de la Ley 39/2015).

Qué son los colaboradores de extranjería

Los regula la Orden ISM/164/2026, en vigor desde marzo de 2026. Pueden inscribirse (art. 4):

• Los sindicatos más representativos a nivel estatal o autonómico.
• Entidades sin ánimo de lucro constituidas en España hace al menos tres años, del ámbito migratorio o de protección internacional, con al menos dos años de experiencia acreditable atendiendo a personas extranjeras.

Cada entidad tiene un censo de personas habilitadas para representar. La orden les impone obligaciones que te protegen (art. 8):

• La representación en estos trámites es gratuita.
• Deben tener un seguro de responsabilidad civil.
• Presentan por vía electrónica y deben darte los justificantes y resguardos de lo que presenten.
• Las personas habilitadas deben residir en España y aportar certificado negativo de delitos sexuales.

La inscripción vale cuatro años, prorrogables. Antes de entregar tus papeles, pregunta a la entidad si está inscrita y pide que te expliquen qué documento de representación vas a firmar.

Profesionales: abogados, graduados sociales y gestorías

Los profesionales colegiados están obligados a relacionarse por vía electrónica cuando actúan como tales (art. 14.2.c de la Ley 39/2015), así que presentan y reciben las notificaciones de forma telemática. Pueden acreditar tu representación con un poder notarial o apud acta, o actuar al amparo de un convenio de habilitación si están adheridos. Si buscas uno, tienes un directorio en abogados y gestorías de extranjería.

Lo que el representante no puede hacer por ti

• Las huellas y la recogida de la TIE. La tarjeta se solicita personalmente y es personal e intransferible (art. 209 del Reglamento). Te lo explicamos en NIE y TIE: cita, huellas y tasa.
• Decidir por ti sin tu acuerdo: puedes revocar el poder en cualquier momento.

Antes de dar un poder, comprueba esto

1. Alcance: ¿es para un trámite concreto o general? Si solo necesitas una solicitud, no des un poder general.
2. Notificaciones: acordad por escrito cómo te avisará de cada requerimiento. Los plazos corren desde que la notificación se le practica a él. Repasa cómo funcionan en requerimiento de extranjería.
3. Copias: pide copia de todo lo que presente y del recibo de registro.
4. Revocación: cuando acabe el trámite, revoca el poder si ya no lo necesitas.