Presentar un escrito de extranjería por registro electrónico o papel

Qué es y para qué sirve

La Ley 39/2015 (art. 16.4) te permite dirigir tus escritos a cualquier órgano de la Administración por varios cauces, no solo en la ventanilla del órgano que tramita:

• En el registro electrónico del organismo o en cualquier otro registro electrónico de la Administración.
• En las oficinas de Correos.
• En las representaciones diplomáticas y oficinas consulares de España en el extranjero.
• En las oficinas de asistencia en materia de registros.

En el ámbito estatal, el registro electrónico de uso general es el REG-AGE. Según el Punto de Acceso General, sirve para que la ciudadanía envíe documentos a los servicios públicos y admite también escritos para comunidades autónomas y entidades locales.

Cuándo usarlo en extranjería y cuándo no

Úsalo para escritos dentro de un expediente que ya existe:

• Aportar documentación que te han pedido en un requerimiento.
• Aportar un documento que llega tarde (un antecedente penal, una traducción).
• Presentar alegaciones o un recurso de reposición contra una denegación. Mira los plazos en arraigo denegado.
• Comunicar un cambio de domicilio, de teléfono o de correo para avisos.
• Pedir copia del expediente o un certificado de silencio. Sobre esto último, consulta silencio administrativo en extranjería.

No lo uses para lo que tiene vía específica. El artículo 16.8 de la Ley 39/2015 dice que no se tienen por presentados en registro los documentos cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación. El propio REG-AGE avisa: si una Administración indica una manera concreta de hacer un trámite, hay que hacerlo así. En extranjería, la ayuda de Mercurio indica que solo si la autorización no está implementada en Mercurio puedes usar el Registro Electrónico o la vía presencial.

Además, el artículo 197.1 del Reglamento de Extranjería (RD 1155/2024) exige que las solicitudes de autorizaciones de residencia y trabajo se presenten personalmente, entendiendo cumplida la exigencia si se presentan por medios electrónicos (Mercurio) o por representante acreditado. Una solicitud inicial mandada por el REG-AGE cuando existe Mercurio corre el riesgo de no admitirse.

Paso a paso en el REG-AGE

1. Identifícate. Necesitas certificado electrónico, DNIe, Cl@ve PIN o Cl@ve permanente.
2. Elige bien el destinatario. Busca la Oficina de Extranjería, Delegación o Subdelegación del Gobierno de la provincia que lleva tu expediente. Si te equivocas de órgano, tu escrito puede tardar en llegar a quien lo tiene que leer.
3. Escribe el asunto y el texto. Pon siempre tu nombre, NIE o pasaporte, número de expediente y qué presentas: "Aporto la documentación requerida en la notificación de fecha...".
4. Adjunta los documentos. Según el Punto de Acceso General, el límite es de 5 documentos por envío, 10 MB por documento y 15 MB en total. Si necesitas más, haz varios registros y dilo en el texto de cada uno ("envío 1 de 2").
5. Firma y envía. El sistema te da un recibo automático con número de registro, fecha y hora, copia de tu escrito y lista de anexos. Descárgalo y guárdalo: es tu prueba de presentación.

Puedes dejar un correo y un teléfono para que te informen de si el registro se ha aceptado o rechazado. Las respuestas de extranjería te llegarán después como notificación, normalmente en la DEHú.

Qué fecha cuenta y cuidado con el fin de semana

El registro electrónico funciona todos los días del año, las 24 horas (art. 31.2.a de la Ley 39/2015). Pero para los plazos en días hábiles, lo que presentas en un día inhábil se entiende presentado en la primera hora del primer día hábil siguiente (art. 31.2.b).

Para saber qué días son inhábiles, el registro electrónico usa el calendario de su propia sede (art. 31.3), no el de tu municipio. Presenta siempre con margen.

Presentar en papel

En una oficina de asistencia en materia de registros. Son las antiguas oficinas de registro de ministerios, delegaciones y muchas administraciones. Allí digitalizan tus documentos, los incorporan al expediente electrónico y te devuelven los originales (art. 16.5 de la Ley 39/2015). Si no tienes medios electrónicos, también te pueden ayudar a presentar: el artículo 12.2 permite que un funcionario habilitado te identifique y firme por ti con tu consentimiento. Lleva copias y pide siempre el justificante sellado.

En Correos. Tiene que ser en sobre abierto: el empleado pone en la primera hoja del escrito el nombre de la oficina, la fecha, el lugar, la hora y el minuto de admisión, y tú cierras el sobre después (art. 31 del RD 1829/1999). Si lo haces así, se considera presentado en esa fecha. Pide que te sellen también una copia del escrito para quedártela. Si mandas el sobre cerrado como una carta normal, pierdes esa garantía y te arriesgas a que cuente la fecha de llegada.

En un consulado de España, si estás fuera. Es una vía válida según el artículo 16.4.c) de la Ley 39/2015.

Errores típicos

• Mandar una solicitud nueva por el REG-AGE cuando tenía vía propia en Mercurio.
• No poner el número de expediente, lo que obliga a la oficina a buscar a quién corresponde tu escrito.
• Escaneos ilegibles o documentos incompletos: escanea todas las páginas, incluidas las de apostilla y traducción.
• Documentos en otro idioma sin traducción cuando lo que te piden debe ir en castellano.
• No guardar el recibo. Si el escrito se pierde por el camino, el recibo es lo único que demuestra que presentaste a tiempo.

Después de presentar, sigue el estado del expediente y vigila la DEHú.