Certificado de defunción extranjero: apostilla y traducción jurada

Para qué te lo van a pedir

Una muerte en el extranjero abre varios trámites en España, y casi todos empiezan por el mismo papel:

El orden importa. Sin el certificado de últimas voluntades no sabes si hubo testamento, y sin eso el notario no puede avanzar. Por eso conviene preparar el certificado de defunción bien desde el principio y pedir varias copias en el país de origen.

Apostilla, legalización o nada

La apostilla la pone siempre la autoridad del país que expidió el certificado, no una oficina española. Según el Convenio de La Haya, la autoridad competente es la del Estado del que procede el documento. Hay cuatro situaciones:

• País del Convenio de la Apostilla (Colombia, Perú, Marruecos, Ucrania y muchos más): apostilla en origen. Lee cómo funciona en nuestra guía de la apostilla de La Haya.
• País fuera del Convenio: legalización por la cadena diplomática, que termina en la representación española. La explicamos en legalización sin apostilla.
• País de la UE: el Reglamento (UE) 2016/1191 exime de apostilla los documentos públicos sobre defunción, y prevé un impreso multilingüe de defunción. Detalle en documentos de la UE sin apostilla.
• Certificado plurilingüe del Convenio de Viena de 1976: el modelo C es el de defunción y Exteriores lo incluye entre las exenciones de legalización. Solo lo emiten los Estados parte, y no sustituye a una certificación literal si te la exigen.

Qué se traduce y cómo

Si el certificado no está en español, necesitas una traducción oficial. La del traductor jurado nombrado por Exteriores tiene ese carácter por sí misma, según el artículo 17 del Real Decreto 724/2020. El artículo 18 añade que la traducción va acompañada de una copia del original sellada y fechada en todas sus páginas.

Tres reglas prácticas:

1. Apostilla primero, traducción después. Así la apostilla queda dentro de la copia sellada y, si no está en español, también se traduce. Lo explicamos en si hay que traducir la apostilla.
2. Traduce también las notas al margen. Un certificado de defunción puede llevar anotaciones del registro. Forman parte del documento.
3. Si el certificado está en español, como uno de Colombia o de Argentina, no hace falta traducción: solo apostilla.

La herencia: últimas voluntades y notario

El certificado de actos de última voluntad dice si la persona hizo testamento y ante qué notario. Para pedirlo:

• Espera 15 días hábiles desde la muerte, sin contar ese día, sábados, domingos ni festivos.
• La vía online solo sirve para muertes ocurridas en España después del 2 de abril de 2009 no inscritas en un juzgado de paz. Si murió en el extranjero, tendrás que ir en persona o por correo, con el formulario 790 código 006 y la tasa pagada.
• Las instrucciones del modelo 790 son claras: en fallecimientos en el extranjero "es imprescindible" el certificado de defunción original o fotocopia compulsada, "debidamente legalizado y traducido".

Con el mismo formulario puedes pedir el certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento, que te dirá si había un seguro de vida a favor de alguien.

Si no hubo testamento, el notario tramita la declaración de herederos. El artículo 56 de la Ley del Notariado exige acreditar el fallecimiento y que no hay título sucesorio con información del Registro Civil y del Registro de Últimas Voluntades, además del parentesco de los herederos. Si esas partidas de nacimiento o matrimonio son extranjeras, siguen las mismas reglas de apostilla y traducción.

Y un plazo que corre en paralelo: el Impuesto sobre Sucesiones se presenta en seis meses desde el fallecimiento, según el artículo 67 del Reglamento del impuesto. Si el certificado tarda en llegar apostillado, pregunta por la prórroga a la administración que gestione tu caso, que suele ser la comunidad autónoma.

La pensión de viudedad

El formulario de prestaciones de supervivencia MS-3 del INSS pide en todos los casos el certificado del acta de defunción. Si estabais casados, añade el libro de familia, el acta del registro civil o el "documento extranjero equivalente debidamente legalizado o sellado, en su caso, y traducido". Y una nota general: los documentos emitidos por organismos extranjeros deben cumplir los requisitos de legalización para ser válidos en España.

El formulario no repite la palabra "traducido" junto al certificado de defunción. Aun así, si el acta está en otro idioma, tradúcela: te evitas un requerimiento y una espera.

Dos detalles útiles del mismo formulario y de la ley:

• Si la persona fallecida trabajó fuera, el MS-3 te remite a la solicitud de Reglamentos Comunitarios (UE, Suiza, Noruega, Islandia, Liechtenstein) o de convenios bilaterales, que incluyen Marruecos, Colombia, Perú, Ecuador, Ucrania o Venezuela, entre otros.
• No hay plazo para pedirla. El artículo 230 de la Ley General de la Seguridad Social dice que el derecho es imprescriptible, pero los efectos solo se retrotraen tres meses antes de la solicitud. Cada mes que esperas a tener los papeles perfectos puede costarte dinero.

Errores habituales

• Pedir un solo original. Últimas voluntades, el INSS y el notario pueden quedarse con un ejemplar o con una copia compulsada. Pide varios desde el principio.
• Traducir antes de apostillar. La traducción queda incompleta y tendrás que repetirla.
• Dar por hecho que un consulado español apostilla. La apostilla es del país emisor.
• Esperar a la herencia para pedir la viudedad. Son trámites independientes. Presenta la pensión cuanto antes.