Documentos extranjeros en el Registro Civil: traducción y apostilla

Cuándo llegan papeles extranjeros al Registro Civil

El Registro Civil inscribe los hechos de españoles y los de extranjeros ocurridos en España, y también los ocurridos fuera cuando el Derecho español exige inscribirlos (artículo 9 de la Ley 20/2011). Los casos más habituales para quien viene de fuera:

Si vas a casarte en España, el certificado de estado civil de tu país lo explicamos en certificado de soltería y capacidad matrimonial.

Lo que dice exactamente el artículo 95

El artículo tiene tres apartados, y cada uno responde a una duda distinta:

1. Traducción. Los documentos no redactados en una de las lenguas oficiales españolas, o escritos en letra antigua o poco inteligible, deben acompañarse de traducción hecha por órgano o funcionario competentes. Si al encargado le consta el contenido del documento, puede prescindir de ella.
2. Legalización. Todo documento expedido por funcionario o autoridad extranjera se presenta con su legalización. Quedan eximidos los documentos cuya autenticidad le conste al encargado y los que lleguen por vía oficial o por diligencia bastante.
3. Dudas. Si el encargado duda de la autenticidad, hará las comprobaciones oportunas en el menor tiempo posible.

Fíjate en el verbo: el encargado podrá prescindir. Que un funcionario lea inglés o francés no te garantiza que acepte el documento sin traducir. Prepáralo como si fuera a pedírtela.

Y un detalle de lenguas: un documento en catalán, gallego o euskera está en una lengua oficial española, así que el artículo 95.1 no exige traducirlo.

Quién puede traducir

La ley no da nombres, dice "órgano o funcionario competentes". El artículo 17 del Real Decreto 724/2020 enumera qué traducciones tienen carácter oficial entre una lengua extranjera y el castellano:

• Las certificadas por la Oficina de Interpretación de Lenguas de Exteriores.
• Las de los traductores jurados nombrados por Exteriores, con su sello y certificación del artículo 18.
• Las hechas o asumidas por una representación española en el extranjero, para un documento que se incorpora a un expediente que debe resolver la Administración española.
• Las de un consulado de carrera extranjero en España, sobre una ley o un documento público de su país.
• Las que reconozca el Derecho de la UE.

La del traductor jurado es la más fácil de conseguir y vale en cualquier oficina. Una traducción hecha por un traductor de otro país no figura en esa lista, salvo la de un traductor habilitado en otro Estado de la UE para los documentos del Reglamento 2016/1191. En los demás casos, pregunta antes si la aceptan.

Excepciones que te ahorran pasos

El artículo 94 de la misma ley da prioridad a los tratados y al Derecho de la UE. En la práctica, eso abre tres vías:

• Documentos de otro Estado de la UE. El Reglamento (UE) 2016/1191 exime de apostilla los certificados de nacimiento, matrimonio, defunción y otros hechos civiles, y prevé impresos multilingües. Lo explicamos en documentos de la UE sin apostilla.
• Certificados plurilingües del Convenio n.º 16 de la CIEC. Se aceptan sin legalización entre Estados parte y, según una circular de 1987 dirigida al Registro Civil, también sin traducción. Detalle y países en certificado plurilingüe.
• Documentos que llegan por vía oficial. Si el documento lo remite directamente otra autoridad, el artículo 95.2 lo exime de legalización.

Fuera de esos casos, la regla es la general: apostilla si el país es parte del Convenio de La Haya, legalización diplomática si no lo es.

Lo que el encargado revisa además del papel

La traducción y la apostilla solo acreditan que el documento es auténtico y qué dice. El encargado comprueba más cosas. Para una certificación de un registro extranjero, el artículo 98 exige:

1. Que la expida la autoridad extranjera competente según su ley.
2. Que el registro de origen tenga garantías análogas a las españolas.
3. Que el hecho sea válido según la ley que señalan las normas españolas de Derecho internacional privado.
4. Que inscribirlo no sea manifiestamente contrario al orden público español.

Si a la certificación le faltan datos o tiene defectos formales, el artículo 98.3 prevé completarlos por los medios legales oportunos. Para otros documentos públicos extranjeros no judiciales, el artículo 97 fija requisitos parecidos. Y si el encargado tiene dudas fundadas, el artículo 30.3 le da diez días para hacer comprobaciones antes de inscribir.

Por eso conviene presentar la certificación literal y completa, no un extracto: cuantos menos datos falten, menos pasos extra.

Errores habituales

• Traducir solo la parte "importante". Las notas marginales y los sellos también son contenido del documento.
• Apostillar en el país equivocado. La apostilla la pone el país que expidió el documento, no aquel en el que vives.
• Confiar en la dispensa de traducción. Es una facultad del encargado. Si no la ejerce, tu expediente se para.
• Presentar una sentencia de divorcio sin firmeza. El artículo 96 solo permite inscribir resoluciones judiciales extranjeras firmes; sin firmeza, como mucho cabe una anotación.